La protection de la vie privée dans le cadre des activités quotidiennes de la Ville d’Oromocto constitue l’un des principes fondamentaux de la Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée (RTIPPA).

Les principes de protection de la vie privée énoncés dans la Loi reflètent les pratiques équitables en matière d’information reconnues à l’échelle internationale et reposent sur deux convictions : celle selon laquelle une personne a le droit de contrôler ses propres renseignements personnels, et celle selon laquelle les règles de protection de la vie privée régissant la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation et l’élimination des renseignements personnels sont nécessaires. Ces règles de protection de la vie privée s’appliquent à tous les renseignements personnels dont la Ville a la garde ou le contrôle, qu’une demande d’accès ait été présentée ou non, à l’exception des documents publics et de certains dossiers relatifs aux relations de travail. La Ville d’Oromocto s’engage à respecter les normes de protection de la vie privée établies par la Loi. Le personnel municipal reçoit la formation nécessaire et l’Unité provinciale d’accès à l’information et de protection de la vie privée est consultée régulièrement afin de fournir des conseils au personnel concernant la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation et l’élimination des renseignements personnels.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?

Selon la Loi, « renseignement personnel » désigne tout renseignement consigné concernant une personne identifiable, y compris, mais sans s’y limiter,

(a) le nom de la personne,
(b) l’adresse résidentielle, l’adresse courriel, le numéro de téléphone résidentiel ou le numéro de télécopieur de la personne,
(c) des renseignements concernant l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, l’état matrimonial ou la situation familiale de la personne,
(d) des renseignements sur l’ascendance, la race, la couleur, la nationalité ou l’origine nationale ou ethnique de la personne,
(e) des renseignements sur la religion, les croyances, les convictions religieuses, les associations ou les activités religieuses de la personne,
(f) des renseignements personnels sur la santé de la personne,
(g) le groupe sanguin, les empreintes digitales ou d’autres caractéristiques héréditaires de la personne,
(h) des renseignements concernant les convictions, l’appartenance à une association ou les activités politiques de la personne,
(i) des renseignements concernant la formation, l’emploi ou la profession de la personne, ou ses antécédents en matière de formation, d’emploi ou de profession,
(j) des renseignements concernant la source de revenu ou la situation financière de la personne, ainsi que ses activités ou ses antécédents financiers,
(k) des renseignements concernant les antécédents criminels de la personne, y compris les infractions réglementaires,
(l) les points de vue ou opinions personnels de la personne, sauf s’ils concernent une autre personne,
(m) les points de vue ou opinions exprimés à l’égard de la personne par une autre personne, et
(n) un numéro d’identification, un symbole ou tout autre élément distinctif attribué à la personne.

Quels renseignements la Ville détient-elle?

Dans le cadre de ses activités courantes, la Ville d’Oromocto doit recueillir, gérer, utiliser et communiquer un certain nombre de renseignements personnels concernant des particuliers. La RTIPPA stipule qu’aucun renseignement personnel ne peut être recueilli par ou pour un organisme public, sauf si :

• la collecte des renseignements est autorisée ou exigée par une loi de l’Assemblée législative ou une loi du Parlement du Canada, ou en vertu de celles-ci;
• les renseignements se rapportent directement à un programme ou à une activité existante de l’organisme public et sont nécessaires à celui-ci;
• ou les renseignements sont recueillis à des fins d’application de la loi.

La Ville ne peut recueillir à l’égard d’une personne que les renseignements personnels raisonnablement nécessaires à la réalisation de l’objectif pour lequel ils sont recueillis. La Ville est tenue de :

• fournir des renseignements sur les raisons pour lesquelles les renseignements sont recueillis et sur l’autorité légale sur laquelle elle s’appuie pour les recueillir;
• s’assurer que les renseignements recueillis sont exacts et complets;
• conserver et, le moment venu, détruire les renseignements conformément à la Loi sur les documents municipaux;
• s’assurer que les renseignements sont protégés de manière à empêcher tout accès, utilisation, divulgation et destruction non autorisés; et fournir les coordonnées d’un employé capable de répondre aux questions concernant la collecte.

Dans quelles circonstances la Ville peut-elle divulguer vos renseignements?

De manière générale, les renseignements personnels ne doivent être utilisés et divulgués qu’à des fins compatibles avec celles pour lesquelles ils ont été recueillis. Les détails concernant la manière dont les renseignements personnels peuvent être utilisés ou divulgués sont énoncés dans la Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée.Toute utilisation et divulgation de renseignements personnels par la Ville se limite à la quantité minimale de renseignements et au nombre minimal de dirigeants, d’employés ou d’agents nécessaires pour atteindre l’objectif pour lequel ils sont utilisés.

Comment puis-je demander une correction de mes renseignements personnels?

Dans certains cas, un demandeur peut estimer qu’il y a eu une erreur ou une omission concernant les renseignements personnels le concernant qui figurent dans le dossier. Pour demander une correction ou une modification des renseignements personnels, vous devez remplir le formulaire de demande de correction des renseignements personnels en cliquant ici, ou vous pouvez vous procurer les formulaires au centre de service à la clientèle ou en communiquant avec le coordonnateur du RTIPP.

Vous devez également envoyer une lettre précisant clairement les renseignements que vous jugez inexacts, incomplets ou ambigus, ainsi que la correction ou la modification que vous souhaitez apporter en vertu de la Loi. Après avoir reçu la demande de correction de renseignements personnels, la Ville d’Oromocto, dans les 30 jours suivant la réception de votre demande, corrigera ou modifiera les renseignements, ou vous informera de la raison pour laquelle les renseignements n’ont pas été corrigés ou modifiés, joindra une copie de votre demande et vous informera de votre droit de faire réviser la décision par le commissaire à l’accès à l’information et à la protection de la vie privée. Si la correction demandée consiste simplement en un changement d’opinion, elle ne sera pas considérée comme une correction de renseignements personnels. Dans certains cas, une preuve documentaire sera exigée. Quelle que soit la décision prise, la Ville doit aviser tout autre organisme public ou tiers avec lequel les renseignements ont été récemment partagés qu’une demande de correction a été présentée et, le cas échéant, de la correction elle-même.